| 在使用Excel处理数据的过程中，有时我们会因处理的数据量不大，觉得手动重复操作也不费事，因而忽略了对一些高效操作小技巧的利用，其实最后总算下来，也会浪费掉不少宝贵的时间。下面这些看似动动手指就能完成的简单小操作，可以让Excel表格操作效率大增，或者能减少一些使用中的麻烦。1. 用好自动填充与快速填充自动填充是Excel的一个非常有用的功能，它可以根据已有单元格的模式自动填充一系列单元格。假设我们想输入一个具有月份名称的列，从2018 在使用 Excel 处理数据的过程中，有时我们会因处理的数据量不大，觉得手动重复操作也不费事，因而忽略了对一些高效操作小技巧的利用，其实最后总算下来，也会浪费掉不少宝贵的时间。下面这些看似动动手指就能完成的简单小操作，可以让 Excel 表格操作效率大增，或者能减少一些使用中的麻烦。 1. 用好自动填充与快速填充 自动填充是 Excel 的一个非常有用的功能，它可以根据已有单元格的模式自动填充一系列单元格。假设我们想输入一个具有月份名称的列，从 2018 年 9 月开始，需要按月递增，只需在第一个单元格 A2 中输入 2018-9，选择该单元格并按下右下角的填充柄将其向下拖动，自动填充功能便可以根据上一个单元格的模式，神奇地填充其余单元格的月份名称（图 1）。   快速填充是 Excel 中更加智能的一种输入方式，它可以根据第一列中输入的数据模式自动提取或合并数据。例如，我们希望将第一列中所有类似于值“abc/123/xyz”的中间部分数值 123 提取到第二列中，只需在第二列第一个单元格 B2 中输入数据 123，然后，在 Excel 中选择“数据→数据工具”组中的“快速填充”，这样，在第二列的其余单元格中，就会自动抽取对应与第一列单元格中间段的数据，并进行填充（图 2）。   同样，我们也可以使用快速填充来组合数据。例如，如果第一列的审核结果均“某某某已通过审核”，其中的名字来源于第二列的姓名字段，则可以根据第二列的姓名，与“已通过审核”文字段进行组合，通过“快速填充”命令，实现在第一列中自动填充审核结果（图 3）。   2. 使用 F4 键自动执行重复任务 F4 键是 Excel 中很体贴人的一个键盘快捷键，它可以为我们节省时间。如果我们需要一次又一次地重复相同的步骤，可以使用 F4 键自动执行重复的任务。但请注意，F4 键只重复最后的操作或命令。例如，我们在 A2 单元格中填入数值 1 之后，将该单元格的背景颜色设置成了黄色，如果下面的相邻单元格也需要设置这样的背景色，那么，在设置完 A2 单元格的背景色之后，只需按动↓键，然后按下 F4 键，就能让下面的单元格重复上面单元格的颜色。以此类推，不断按动下箭头和 F4 键，就能重复设置多个单元格的颜色为黄色（图 4）。如果中间的颜色需要分段设置为别的颜色，只需在相同颜色的区域内执行 F4 键操作即可。   再比如，表格中有部分不相邻的数字需要加粗显示，那么只需先设置一个数字加粗，然后不断点击需要加粗显示的单元格并按下 F4 键，即可实现不连续单元格内容的加粗显示。 小提示：此外，还可以使用 F4 键关闭工作簿和 Excel 窗口。按 Ctrl+F4 组合键，可以关闭工作簿；按 Alt+F4 组合键，能够关闭 Excel。 3. 用 Ctrl+Shif 快捷组合键进行快速选取 Ctrl+Shift 与其他编辑键组合，可以提供有效和快速的选择功能。 用“Ctrl+Shift+↓”组合键，可选择当前单元格下方列中的所有数据； 用“Ctrl+Shift+↑”组合键，可选择当前单元格上方列中的所有数据； 用“Ctrl+Shift+→”组合键，可选择本行中当前单元格右侧的所有数据； 用“Ctrl+Shift+←”组合键，可选择本行中当前单元格左侧的所有数据； 用“Ctrl+Shift+End”组合键，将光标跳到工作表中包含数据的右下角单元格，并在所选的第一个单元格和包含数据的右下角单元格之间，选择包含数据的所有单元格（图 5）。   4. 让公式和函数的含义一看便知 我们可以使用一个简单的注释函数来注释单元格，这将可以帮助我们记忆复杂的函数和公式，并向其他使用该电子表格的用户作出必要的解释。要对单元格的内容进行注释，只需在公式末尾添加“+N(“注释内容”)”即可。例如，当我们单击某个单元格时，其中显示“=B2*C2+N(“产量乘以单价就能算出产值”)”，此内容就包含公式和注释两部分。这时，对于附加的“+N(“产量乘以单价就能算出产值”)”，不管其中引用的内容如何，均不会影响到原有公式的正确计算（图 6）。一个“尾巴”，解决了可能让人一头雾水的公式函数的注释问题，何乐而不为？   5. 用选择性粘贴快速进行计算 通过使用特殊的“选择性粘贴”而不是使用公式，可以在电子表格中执行快速的简单计算（包括加、减、乘或除）。例如，计算某种产品的产值，如果每个月的产量已知，该产品的单价一年内未发生变化，均为 500 元，则可以先在产值栏内输入 500，复制 1 到 12 月的产量，然后在“产值”栏内执行“选择性粘贴”并选择“乘”，确定之后，“产值”栏内便会自动填入计算结果（图 7）。     |
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